“Lho kok aku ga diajak diskusi tentang project X? Tau-tau udah jalan aja.”

“Tadinya Pak Direktur sudah bilang oke, tapi Bu Manager gak setuju. Sekarang kami harus mengulang semuanya dari nol.”

“Ini kerjaannya siapa sih sebenernya? Semuanya lempar-lemparan tanggung jawab gini”

Pernah mengalami kejadian serupa? Kamu tidak sendirian. Situasi tersebut sering kita temui di banyak organisasi. Biasanya, ketidakjelasan seperti ini muncul karena sedari awal kita tidak memperjelas peran dan tanggung jawab setiap pihak yang terlibat dalam program. Untuk membantu kamu keluar dari situasi yang membuat kepala pening, coba terapkan PACE.

PACE adalah sebuah teknik untuk memastikan setiap pihak memahami betul peran dan tanggung jawabnya, serta memperjelas siapa pengambil keputusan dalam program tersebut. Berikut adalah deskripsi singkat dari setiap peran dari PACE:

Process Owner (P) - Pemimpin seluruh proses. P bertugas mengoordinasikan stakeholders, memfasilitasi proses pengambilan keputusan, serta mengatur jadwal, anggaran, dan keseluruhan program berjalan lancar. P bisa memiliki tim, tetapi P hanya dapat dijabat oleh satu orang.

P harus menyadari bahwa dia bukan A. Jika P mengambil keputusan yang seharusnya diambil oleh A, masalah bisa timbul. P terkadang tidak punya cukup pengetahuan, pengalaman, ataupun pemahaman terhadap kompleksitas situasi, sehingga P bisa mengambil keputusan yang keliru.

Approver (A) - Pengambil keputusan dan persetujuan tertinggi. A bertugas memantau P selama proses dan berkomitmen untuk mengambil keputusan dengan akurat dan sesuai jadwal. A dijabat oleh satu orang, dan harus orang yang benar-benar memiliki pengetahuan dan pengalaman, sehingga benar-benar berhak menjadi A.

Jika tidak ingin timbul konflik dalam pengambilan keputusan, penentuan A harus jelas sejak awal. Contoh kebingungan yang mungkin muncul: tim berasumsi bahwa Ani adalah A. Ani pun berasumsi demikian. Na,in, Budi, bosnya Ani, tidak sepakat. Budi menganggap bahwa ialah A, dan Budi merasa Ani tidak berhak mengambil keputusan dalam proyek ini. Jika hal ini tidak diklarifikasi sejak awal, maka tim akan mengalami kebingungan. Bisa jadi ada keputusan dari Ani yang dianulir oleh Budi.

Contributors (C) - Rekan diskusi, pemberi saran, dan partner bertukar pikiran untuk P. Peran C bisa dijalani lebih dari satu orang. Karenanya, jangan sampai melewatkan orang penting untuk menjadi C. Yang sering terlupa, pertimbangkan juga untuk memasukkan E ke dalam daftar C, karena biasanya E punya pengetahuan teknis yang bermanfaat.

Namun, jangan sampai memasukkan orang yang tidak relevan dan malah memperlambat proses. C juga harus paham bahwa ia bukan A. Jika setelah diskusi ternyata P tidak mengikuti rekomendasi C, maka C tidak boleh tersinggung.

Executors (E) - Pelaksana—terkadang P juga merangkap E. Jumlah orang sebagai E bisa lebih dari satu. Jika P tidak merangkap sebagai E, maka P perlu memastikan bahwa E paham secara utuh, agar E tidak keliru mengimplementasikan pekerjaan yang diberikan.

Dalam proses kerja menggunakan PACE, beberapa langkah bisa saja terjadi berulang kali. Misalnya, jika A tidak setuju, maka P harus mengulang langkah yang telah dilakukan—seperti merevisi draft dan mengajukannya kembali kepada A.

Jika proyeknya panjang dan ada beberapa fase, maka P juga perlu meminta persetujuan kepada A dalam setiap fase tersebut. Misalnya dalam proses perencanaan, A perlu memberi persetujuan pada tahap menentukan problem statement dan objective, sebelum P melanjutkan penyusunan outcome dan output. Kemudian, proses yang sama dilakukan kembali: A perlu memberi persetujuan terhadap outcome dan output, sebelum P bisa menyusun activity. Beberapa langkah tertentu juga dapat memakan waktu lebih lama, dibanding langkah lainnya.

Sudah mulai mengerti pembagian peran dan proses kerja pada PACE tapi masih bingung bagaimana aplikasinya? Mari kita terapkan PACE dalam contoh:

Direktur mengugaskan kamu untuk mengerjakan sebuah proyek. PACE-nya adalah:

P = Kamu

A = Direktur kamu

C = Kamu, manager kamu, tim kamu

E = Kamu dan 1 orang di tim kamu

Susunan PACE bisa sangat beragam. Menyusun dan mengklarifikasi PACE tidak butuh waktu lama—mungkin hanya lima menit—tetapi akan menghemat banyak waktu dan energi di kemudian hari. Kalau tidak gigih mengklarifikasi PACE di awal, maka tim yang terlibat bisa salah memahami peran. Orang bisa tersinggung, keputusan bisa keliru, informasi bisa tidak lengkap, proyek bisa macet, dan eksekusi bisa berantakan.

PACE bisa diterapkan tidak hanya dalam konteks bekerja, tetapi juga kehidupan sehari-hari. Dengan membaca dan menerapkan teknik PACE, semoga pembagian peran, tanggung jawab, dan pengambilan keputusanmu bisa lebih produktif dan efektif ya!