Bagaimana sebuah organisasi dapat mengkomunikasikan dampak beserta capaian-capaian dari sebuah program yang mereka jalankan kepada para pihak terlibat dan berkepentingan (stakeholders)?

Membuat laporan dampak (impact reporting) yang berbasis bukti (evidence-based) berperan besar untuk mendemonstrasikan kinerja sebuah organisasi.

Setiap stakeholder, pemberi dana, partner, hingga penerima manfaat akan berpegang pada laporan dampak sebuah organisasi untuk dapat mengukur performa hingga efektivitas setiap proyek atau program yang dilakukan oleh organisasi tersebut.

Laporan dampak juga berguna bagi internal organisasi sebagai dasar untuk mengambil sebuah keputusan dan melakukan evaluasi.

Apa itu laporan dampak?

Laporan dampak adalah dokumen yang mendemonstrasikan capaian dari program-program yang telah dilaksanakan oleh organisasimu, berdasarkan tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Secara umum, sebuah laporan dampak akan terdiri dari perkembangan dan capaian setiap program yang sebuah organisasi jalankan, dana yang dikeluarkan, temuan utama, kesimpulan, hingga rekomendasi berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi (M&E) yang telah dijalankan.

Dengan melakukan pelaporan, maka sebuah organisasi dapat menyajikan data beserta hasil analisis sebagai bentuk bukti keberjalanan seluruh program dalam organisasi. Laporan ini juga dapat menjadi bentuk transparansi dan akuntabilitas organisasi yang berguna untuk meningkatkan rasa kepercayaan stakeholders, pemberi dana, hingga masyarakat umum.

Apa pentingnya membuat laporan dampak?

Bagi sebuah organisasi nirlaba, membuat laporan dampak bisa jadi sebuah tantangan tersendiri. Laporan dampak akan menjadi basis untuk sebuah organisasi mengambil keputusan yang bersifat data-driven, dan oleh karena itu penting untuk membuat laporan yang bersifat evidence-based.

Laporan dampak setidaknya akan membantu sebuah organisasi untuk menjawab tiga pertanyaan berikut: siapa target penerima dampak dan bagaimana sebuah program berdampak? Bagaimana dan seberapa besar perubahan itu terjadi? Apakah sebuah organisasi dapat mengklaim mereka telah berkontribusi untuk menciptakan dampak?

Laporan dampak akan mendemonstrasikan secara akurat dampak dari keberjalanan sebuah program. Laporan ini akan membantu organisasi, utamanya nirlaba, untuk menunjukkan hasil kerja mereka kepada audiens dari berbagai latar belakang, seperti relawan, donor, dan lainnya.

Kapan laporan dampak harus dibuat?

Sebuah organisasi dapat membuat laporan dampak setiap minggu (weekly), setiap bulan (monthly), setiap triwulan (quarterly), ataupun setiap tahun (annually).

Laporan yang bersifat weekly dan bi-weekly umumnya bertujuan untuk memberikan update kepada sejumlah stakeholders dan tim internal terkait keberjalanan program. Laporan ini dibuat secara ringkas dan tidak berfokus melaporkan capaian utama yang diraih sebuah program.

Sementara, laporan yang bersifat monthly sampai annually umumnya dibuat dengan target audiens lebih luas, termasuk partner, pemberi dana, hingga masyarakat luas. Untuk itu, laporan ini akan dibuat dengan lebih komprehensif dan mencantumkan lebih banyak detail terkait input setiap program, aktivitas, keluaran, lessons learned, rekomendasi, dan lainnya.

Apa saja komponen dalam sebuah laporan dampak?

Pada dasarnya, bentuk dan komponen sebuah laporan dampak akan berbeda untuk setiap organisasi—bergantung pada kebutuhan dan karakteristik organisasi itu sendiri. Namun, berikut hal-hal dasar yang perlu kamu cantumkan dalam laporan dampak sebuah organisasi adalah termasuk:

1. Latar belakang setiap program – deskripsikan setiap program yang telah organisasimu laksanakan.
2. Tujuan utama – identifikasi indikator untuk mencapai tujuan program. Indikator mesti bersifat relevan, dapat diukur, dan dapat dilaporkan.
3. Strategi untuk mencapai tujuan beserta indikator capaian.
4. Metode pengumpulan dan pengolahan data.
5. Capaian atau perubahan yang telah diraih.
6. Rekomendasi.

Bagaimana cara untuk menyiapkan laporan dampak berbasis data?

Kamu bisa memanfaatkan berbagai kerangka metode untuk menentukan indikator dan menyusun strategi. Salah satunya, Theory of Change (ToC). Berdasarkan ToC, setiap program perlu menjawab poin-poin berikut:

1. Dampak – Apa tujuan jangka panjang program?
2. Hasil – Apa tujuan jangka menengah program?
3. Keluaran – Apa tujuan jangka pendek program?
4. Aktivitas – Apa saja hal yang dilakukan untuk mencapai tujuan?
5. Masukan (input) – Apa saja sumber daya (resources) yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas?

Kedua, organisasimu perlu mengumpulkan data terkait dampak yang dapat bersumber dari:

1. System data – Kamu dapat memanfaatkan data pengelolaan dana untuk mengukur hasil. Meskipun begitu, data ini juga mesti dilengkapi dengan data dari stakeholder untuk memahami perubahan yang terjadi.
2. Stakeholder data – Kamu bisa mendapatkan informasi tentang bagaimana sebuah program berdampak terhadap pihak-pihak bersangkutan dengan melakukan survei. Metode survei dapat dilakukan lewat bentuk wawancara, survei secara daring, dan bentuk-bentuk lain—menyesuaikan dengan kebutuhan dan situasi sebuah program dan dan orang-orang yang terlibat di dalamnya. Untuk pertanyaan survei, kamu bisa mengacu pada Five Dimensions of Impact: Who, What, How Much, Contribution, and Risk.
3. Data eksternal – Kamu juga dapat memanfaatkan data-data dari sumber eksternal, seperti dari lembaga penelitian, pemerintah, dan lainnya. Data eksternal ini umumnya akan jadi data sekunder yang akan membantu melengkapi hasil laporan organisasimu (menjadikannya lebih holistik).
4. Data testimoni – Kamu bisa mengutip testimoni setiap orang yang menerima manfaat dari program. Testimoni-testimoni ini akan membantu meningkatkan kepercayaan dan membangun kredibilitas terhadap organisasimu.

Ketiga, mengolah dan menganalisis data. Kamu akan mendapatkan gambaran tentang efektivitas dan seberapa besar dampak yang dihasilkan berdasarkan data yang telah diolah dan dianalisis. Hasil insights yang bagus dan mudah dipahami juga akan menarik minat audiens dan membantu mereka memahami urgensi dari program yang dijalankan organisasimu.

Keempat, kesimpulan. Di sini, kamu bisa berbicara tentang pelajaran berharga yang organisasi kamu ambil setelah melaksanakan serangkaian program, beserta rekomendasi untuk menjadi lebih baik lagi ke depannya.

Apa saja yang perlu diperhatikan sebelum membuat laporan dampak?

Berdasarkan panduan dari UN World Food Programme, sebuah organisasi perlu memperhatikan beberapa hal berikut ini sebelum membuat laporan dampak.

1. Pastikan tujuan pelaporan jelas. Kamu bisa mencantumkan deskripsi latar belakang kebutuhan pembuatan laporan dan rencana penggunaannya di bagian pengantar laporan.
2. Pastikan informasi yang akan disampaikan bersifat akurat, utuh, relevan, dan mudah dimengerti.
3. Pastikan kamu tahu target audiens atau pihak yang akan membaca laporan ini. Dengan begitu, kamu dapat menjahit isi laporan sesuai dengan kebutuhan mereka.
4. Konsistensi adalah kunci. Konsistensi akan memudahkan pembaca untuk melakukan perbandingan, melacak keberjalanan program sesuai dengan indikator dan target, dan lainnya.
5. Pastikan laporan dibuat dengan ringkas. Begitu pula dengan layout-nya laporan yang mesti rapi dan konsisten.
6. Fokus laporan adalah hasil dan pencapaian organisasi, dan bagaimana sumber daya dialokasikan untuk mencapai tujuan sebuah program.
7. Pastikan untuk memasukkan sumber data dan metode pengumpulan data.
8. Hindari jargon yang rumit atau bertele-tele. Tulis laporan dengan bahasa yang sederhana dan mudah dipahami.
9. Manfaatkan grafik, tabel, angka, foto untuk memudahkan audiens memahami hasil temuan atau pengolahan data.
10. Cantumkan referensi sumber.
11. Cantumkan daftar halaman untuk laporan dengan panjang lebih dari 5 halaman.
12. Hindari memasukkan hasil laporan yang tidak dibutuhkan dan berlebihan. Pastikan pelaporanmu cost effective.
13. Terbukalah dengan masukan. Pastikan kamu mencantumkan alamat email organisasi, alamat kantor, atau nomor telepon sehingga audiens dapat mengirimkan masukan terkait hasil laporan.