Melakukan evaluasi dan belajar dari pengalaman adalah langkah yang tak kalah penting dari mengerjakan proyek itu sendiri. Kamu bisa sukses besar, kamu juga bisa sempat tersandung, atau bahkan mengalami kegagalan saat mengerjakan suatu proyek. Apapun itu, sesi lessons learned punya peran besar: ini adalah bagian dari upayamu dan timmu untuk menjadi lebih baik kedepannya.

Melaksanakan sesi lessons learned butuh strategi tersendiri. Demi memastikan seluruh tim dapat berpartisipasi dan setiap pengalaman dapat tercatat dengan baik, ada persiapan-persiapan yang perlu dilakukan sebelum memulai sesi ini.

Apa itu sesi lessons learned?

Ketika kamu melaksanakan lessons learned, kamu punya objektif untuk belajar menjadi lebih baik: kamu mencari tahu kesalahan hingga hal-hal yang bisa kamu tingkatkan di proyek-proyek selanjutnya. Untuk itu, lessons learned pada dasarnya adalah sebuah sesi bagi kamu dan timmu untuk mengumpulkan setiap pendapat dan melakukan observasi, yang nantinya akan dicatat dalam sebuah dokumen atau laporan.

Lessons learned juga merupakan sesi yang bersifat kolaboratif dan mesti mengikutsertakan setiap orang dalam tim. Sehingga, perlu dipastikan adanya ruang aman dan nyaman bagi setiap orang menyampaikan pendapatnya. Dengan kata lain, lessons learned adalah ajang untuk melakukan perbaikan demi kerja tim yang lebih baik, bukan saling menunjuk kesalahan orang lain.

Kenapa lessons learned perlu dilakukan?

Dengan melaksanakan lessons learned secara terstruktur dan terencana, kamu ikut memastikan bahwa:

• Kamu memiliki panduan untuk memastikan evaluasi dapat disampaikan secara konstruktif.
• Kamu mendapatkan masukan dari setiap jenjang anggota tim. Semua orang aktif mengekspresikan pendapatnya tanpa merasa segan terhadap pihak yang lebih senior atau berpengalaman.
• Setelah sesi lessons learned berakhir, kamu memiliki “buku panduan” yang dapat mencegah kamu dan timmu untuk melakukan kesalahan berulang.

Kapan lessons learned perlu dilakukan?

Pada dasarnya, sesi lessons learned baik dilakukan secara rutin. Kamu dapat melaksanakan sesi di:

• awal proyek untuk meninjau dan melakukan brainstorm untuk mengaplikasikan lessons learned dari proyek-proyek sebelumnya;
• setiap akhir dari sebuah tahap di proyek untuk melakukan evaluasi di saat ingatan tiap anggota tim masih segar;
• akhir proyek untuk mempersiapkan kamu mengawali proyek selanjutnya.

Bagaimana tahap melaksanakan lessons learned?

Proses lessons learned secara garis besar terdiri dari:

• Identifikasi – ada tiga poin utama yang perlu ditanyakan selama sesi lessons learned. Pertama, what went right? Kedua, what went wrong? Ketiga, hal apa saja yang dapat ditingkatkan. Kamu bisa melakukan brainstorm dengan timmu untuk mengidentifikasi tiga hal tersebut. Ini juga berlaku bagi proyek yang telah berjalan sukses—selalu ada pelajaran yang dapat diambil.
• Dokumentasi – timmu perlu membuat sebuah laporan berdasarkan hasil lessons learned yang secara detail mencatat seluruh hasil diskusi. Dengan adanya langkah perbaikan yang terukur dan dokumentasi perubahan di setiap langkahnya, kamu bisa melihat perkembangannya. Format laporan lessons learned terdiri dari: Executive summary, rangkuman temuan dan masukan, dan rekomendasi.
• Analisis – proses analisis penting dilakukan terutama jika kamu melakukan sesi lessons learned di tengah proyek. Dengan begitu, kamu dan timmu dapat secara efektif melakukan perbaikan untuk tahap proyek selanjutnya. Jika kamu melaksanakan sesi lessons learned di akhir proyek, kamu bisa memanfaatkan hasil analisis untuk memperoleh wawasan baru sebelum memulai proyek baru.
• Menentukan strategi - kamu bisa merancang strategi lanjutan secara terukur setelah melakukan analisis. Salah satu caranya adalah dengan membuat to-do list.
• Pengarsipan – hasil laporan dan analisis perlu disimpan di sebuah cloud atau tempat lain yang dapat dan mudah diakses oleh seluruh anggota tim.
• Pemanfaatan hasil – ketika hendak melaksanakan sebuah proyek, kamu dan timmu dapat mengakses kembali hasil lessons learned sebelumnya dan meninjaunya kembali. Dengan begitu, kamu memastikan timmu tidak mengulangi kesalahan dan proyek barumu dapat berjalan dengan lebih efektif.

Bagaimana mempersiapkan sesi lessons learned?

Agar sesi lessons learned dapat berjalan efektif dengan hasil yang optimal, ada tips-tips yang bisa kamu lakukan.

1. Tentukan jadwal. Kamu perlu menentukan jadwal dan tempat untuk melaksanakan sesi lessons learned yang cocok bagi seluruh anggota tim. Untuk memudahkan semua orang, kamu bisa menentukan jadwal dengan melakukan polling. Kamu juga bisa menjadwalkan waktu meeting melalui Google Calendar atau menggunakan scheduling tool lainnya untuk memastikan meeting tidak terlewat.
2. Melakukan survei pra-lessons learned. Kamu bisa membagikan survei kepada seluruh anggota timmu tetap setelah proyek berakhir. Dengan begitu, setiap anggota dapat memberikan masukan ketika mereka masih mengingat betul keberjalanan proyek, dan hasilnya dapat kamu bawa pada sesi lessons learned untuk ditinjau dan dibahas kembali.
3. Catat hasil diskusi. Setiap feedback yang diterima perlu dicatat selama meeting berlangsung. Jika kamu melaksanakan meeting secara offline, kamu bisa mencatat di papan tulis besar yang bisa dilihat semua orang. Jika secara online, pakai fitur share screen yang bisa dilihat semua orang. Ini penting untuk memudahkan setiap orang mengikuti berjalannya sesi lessons learned dan membuat setiap orang yang berpendapat merasa dihargai.
4. Pastikan meeting berjalan sesuai agenda. Jangan sampai meeting menjadi bertele-tele dan merembet ke hal-hal yang bukan jadi tujuan sesi lessons learned. Kamu perlu menjaga setiap orang tetap fokus demi menghargai waktu satu sama lain.
5. Ajak setiap orang untuk berpartisipasi. Semakin banyak anggota yang memberikan masukan, semakin banyak pula perubahan yang bisa timmu raih. Untuk itu, penting pula untuk memastikan setiap orang nyaman untuk mengeluarkan pendapatnya.

Bisa jadi, selama ini kamu dan timmu telah melakukan sesi lessons learned tanpa kamu sadari. Dengan membaca ini, semoga lessons learned kamu dapat berjalan lebih efektif lagi ke depannya!