Silent meeting atau rapat senyap adalah rapat yang sebagian besar waktu dialokasikan untuk memikirkan dan mendiskusikan topik rapat--ketimbang mendengarkan orang mempresentasikan topik rapat.

Dalam praktiknya, kegiatan dalam rapat adalah membaca dan mengomentari table read atau tabel baca dalam diam oleh seluruh peserta rapat, lalu mendiskusikannya. Selain itu, ada fasilitator yang berperan untuk memastikan rapat berjalan dengan produktif, efektif, dan efisien.

Silent meeting sangat sesuai untuk membahas keputusan rumit yang membutuhkan pemikiran mendalam. Dokumen table read menyediakan ruang bagi peserta untuk berefleksi. Sementara, waktu bicara difokuskan untuk membahas topik penting atau sulit diselesaikan melalui komentar di dokumen. Misalnya, membahas koordinasi tim, potensi risiko, atau diskusi isu yang kompleks.

Ada beberapa alasan mengapa silent meeting dinilai lebih baik, sebab rapat pada umumnya kerap inefektif. Misalnya: agenda rapat yang tidak jelas, tak ada bahan bacaan bersama untuk seluruh peserta, waktu banyak habis untuk sesi presentasi, peserta rapat kehilangan kesempatan untuk berkomentar dan memberikan pemikiran, serta komentar atau tanggapan seringkali tidak tercatat. Selain itu, silent meeting efektif diterapkan untuk rapat kerja jarak jauh dan kolaboratif.

Apa yang perlu disiapkan?

1. Tentukan agenda rapat dan tunjuk fasilitator, yang mencakup:

• Tujuan rapat (apa yang ingin dicapai dari rapat?)
• Proses rapat (misalnya, baca dokumen selama 10 menit dalam diam, lalu berdiskusi selama 20 menit)
• Penunjukkan fasilitator (siapa yang akan memfasilitasi diskusi?)

2. Buatlah table read (materi untuk dibaca saat rapat) Sebaiknya materi dapat dibaca selama 10-15 menit Cobalah untuk memasukkan informasi apapun yang diperlukan dalam dokumen tersebut--hindari menggunakan lampiran atau mengklik ke dokumen lain agar orang fokus pada dokumen
3. Baca dan berikan komentar pada table read

• Baca dokumen sesuai dengan alokasi waktu
• Peserta rapat harus memberikan komentar atau pertanyaan di dokumen
• Setelah selesai memberikan komentar, peserta rapat dapat membaca dokumen kembali dari awal dan membaca komentar yang diberikan orang lain
• Jika diperlukan, peserta rapat menanggapi komentar orang lain

4. Fasilitator membantu mengkategorikan komentar dan memimpin diskusi

• Reviu komentar dan identifikasi topik yang muncul
• Akhiri aktivitas membaca saat waktunya habis
• Pandu diskusi sesuai dengan prioritas topik

5. Identifikasi tindakan selanjutnya 5 menit sebelum rapat berakhir dan pastikan dengan jelas siapa yang akan menindaklanjuti tindakan tersebut