Kolaborasi dan dukungan dari berbagai mitra strategis merupakan salah satu strategi untuk menghasilkan program yang berdampak dan berkelanjutan. Namun, bagaimana cara kita mengetahui dan memilih: siapa mitra strategis yang paling tepat dan mampu membantu kita?

Untuk memetakan mitra strategis yang bisa kita libatkan, kita perlu menyusun rencana keterlibatan pemangku kepentingan (stakeholder engagement plan). Stakeholder bisa merupakan seseorang atau kelompok dari internal maupun eksternal organisasi yang berpengaruh pada program kita.

Melalui perencanaan ini, kita bisa mengurai dan mengidentifikasi 1) siapa saja stakeholder yang paling sesuai, 2) seberapa besar ketertarikan, dan 3) seberapa kuat pengaruh mereka terhadap program kita. Pemetaan ini juga bermanfaat dalam penyusunan strategi komunikasi yang efektif dan tepat sasaran.

Apa yang perlu kita lakukan dalam menyusun rencana ini?

1. Identifikasi stakeholder. Gunakan pertanyaan di bawah ini:

• Siapa saja yang akan terpengaruh oleh program atau proyek kita? Pikirkan juga keterlibatan underrepresented groups
• Apa kepentingan mereka terhadap program atau proyek kita?
• Apakah mereka direct atau indirect stakeholders?
• Siapa saja yang bisa dikategorikan sebagai stakeholder kunci bagi organisasi?

2. Lakukan pemetaan stakeholder (stakeholder mapping) dengan menggunakan matriks di bawah ini:

3. Buat strategi komunikasi. Tentukan komunikasi yang sesuai dengan kebutuhan stakeholder untuk menghasilkan dampak yang maksimal. Pertimbangkan kanal komunikasi dan persona mereka.

4. Evaluasi dan kumpulkan umpan balik dari tim internal organisasi. Umpan balik berguna untuk memperbaiki rencana pelibatan stakeholder. Komunikasikan perubahan tersebut pada tim atau divisi lain.

Membuat stakeholder engagement plan bisa membantu organisasi memastikan ekspektasi stakeholder terhadap program dan mengurangi potensi risiko. Kita juga bisa membangun sinergi, kepercayaan, dan hubungan baik antarpihak, serta memudahkan pengambilan keputusan.