Silent meeting atau rapat senyap adalah rapat yang sebagian besar waktu dialokasikan untuk memikirkan dan mendiskusikan topik rapat--ketimbang mendengarkan orang mempresentasikan topik rapat.
Dalam praktiknya, kegiatan dalam rapat adalah membaca dan mengomentari table read atau tabel baca dalam diam oleh seluruh peserta rapat, lalu mendiskusikannya. Selain itu, ada fasilitator yang berperan untuk memastikan rapat berjalan dengan produktif, efektif, dan efisien.
Silent meeting sangat sesuai untuk membahas keputusan rumit yang membutuhkan pemikiran mendalam. Dokumen table read menyediakan ruang bagi peserta untuk berefleksi. Sementara, waktu bicara difokuskan untuk membahas topik penting atau sulit diselesaikan melalui komentar di dokumen. Misalnya, membahas koordinasi tim, potensi risiko, atau diskusi isu yang kompleks.
Ada beberapa alasan mengapa silent meeting dinilai lebih baik, sebab rapat pada umumnya kerap inefektif. Misalnya: agenda rapat yang tidak jelas, tak ada bahan bacaan bersama untuk seluruh peserta, waktu banyak habis untuk sesi presentasi, peserta rapat kehilangan kesempatan untuk berkomentar dan memberikan pemikiran, serta komentar atau tanggapan seringkali tidak tercatat. Selain itu, silent meeting efektif diterapkan untuk rapat kerja jarak jauh dan kolaboratif.
Apa yang perlu disiapkan?
Program, Communication, & Publication Officer
Short bio kak Tya
Copyright © 2021 Indika Foundation. All rights reserved
ID